Datenschutzerklärung des Portals „Online Formular Tool“ für Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf das diesem Portal zugrundeliegende Verfahren "Online Formular Tool", im folgenden "Portal" genannt. Weitere Hinweise zum konkreten Formular finden Sie unter „Datenschutzhinweise Formular“.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter des Portals

1.1. Verantwortlicher für die inhaltliche Gestaltung des Formulars ist gem. Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) der jeweilige Ersteller des Formulars.

1.2. Verantwortlicher für die technische Bereitstellung des Verfahrens ist gem. Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport, Postfach 10 34 42, 70029 Stuttgart, Kontakt: poststelle(at)km.kv.bwl.de (siehe unser Impressum).

1.3. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Datenschutzbeauftragter(at)km.kv.bwl.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

1.4 Verantwortlich für die technische Gesamtkonzeption und Administration des Verfahrens ist das Institut für Bildungsanalysen Baden-Württemberg (IBBW), Referat 12 - Lehrkräfte-Personalmanagement, Verwaltungsverfahren, Internet/Intranet, Heilbronner Str. 172, 70191 Stuttgart.

2. Information über die Erhebung personenbezogener Daten, Speicherdauer, Übermittlung

2.1. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unseres Portals. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

2.2. Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden personenbezogenen Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2.3. Mit dem diesem Portal haben Sie die Möglichkeit, die folgenden Formulare auszufüllen:

• Formular zur Planung von Veranstaltungen,

• Formular zur Terminfindung,

• Formular, um Umfragen durchzuführen.

Es werden die personenbezogenen Daten erhoben, die sie im Formular angezeigt bekommen und ausfüllen. Die mit einem Stern () versehenen Daten sind Pflichtfelder, die für die Nutzung des Portals unbedingt erforderlich sind. Sämtliche personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Auswertungen des Formulars genutzt. Eine Änderung der Daten ist, solange das Formular gültig ist, jederzeit möglich.
Alle personenbezogenen Daten werden in diesem Portal nach 3 Monaten nach Ende der Gültigkeit des Formulars gelöscht.

2.4. Die von Ihnen ins Portal eingegeben werden Absenden des Formulars gespeichert. Selbstverständlich erfolgt die Übermittlung in einer entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselten Form.

3. Ihre Rechte

3.1. Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,

• Recht auf Berichtigung oder Löschung,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,

• Recht auf Datenübertragbarkeit.

3.2. Diese Einwilligung zur Datenverarbeitung kann für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf der Einwilligung kann bei der im Formular als Verantwortliche Person gekennzeichneten Person erfolgen (siehe Datenschutzhinweise Formular).
Im Falle des Widerrufs werden die im Formular eingegebenen Daten im Portal gelöscht, der Zweck des ausgefüllten Formulars ist damit nicht mehr erfüllbar.
Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie für die Dauer der Gültigkeit des Formulars.

3.3. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI), Postfach 10 29 32,
70025 Stuttgart.

4. Erhebung und Zweck personenbezogener Daten bei Besuch unseres Portals

4.1. Bei der lediglich informatorischen Nutzung des Portals, also wenn Sie kein Formular ausfüllen oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Sollten Sie ein Formular ausfüllen, werden die Daten verarbeitet, die Sie eingegeben haben.
Wenn Sie unser Portal betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e EU-DSGVO):

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)

• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

• jeweils übertragene Datenmenge

• Website, von der die Anforderung kommt

• Browser

• Betriebssystem und dessen Oberfläche

• Sprache und Version der Browsersoftware.

4.2. Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserem Portal Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

4.3. Einsatz von Cookies :
Dieses Portal nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

• Transiente Cookies (dazu b)

• Persistente Cookies (dazu c).

a) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

b) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

c) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

5. Freiwilligkeit

Sie haben neben der Nutzung des Portals noch die Möglichkeit, sich auch - ohne das Portal "Online Formular Tool" zu verwenden - direkt an den für das Formular Verantwortlichen zu wenden (siehe Anschreiben bzw. Nutzung des Kontaktformulars im Hilfe-Bereich).

Zweck

Die Verordnung des Kultusministeriums zur Aufsicht über Betreuungsangebote in kommunaler und freier Trägerschaft nach § 8b des Schulgesetzes für Baden-Württemberg“ (Betreuungsangeboteaufsichtsverordnung), die am 27. März 2026 in Kraft getreten ist, sieht unter § 3 eine unverzügliche Meldepflicht der Träger von Betreuungsangeboten an die oberen Schulaufsichtsbehörden vor. Damit soll sichergestellt werden, dass den oberen Schulaufsichtsbehörden stets aktuelle Informationen über die Träger nach § 8b SchG vorliegen, um die Schulaufsicht effizient ausüben zu können.

Die Daten werden nur so lange gespeichert , wie sie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe (Wahrnehmung der Schulaufsicht) erforderlich sind. Danach sind sie zu löschen.

Im OFT-Tool werden alle Teilnehmerdaten 3 Monate nach Ablauf des Abfrage-Links gelöscht.

Entfällt der Zweck der Wahrnehmung der Schulaufsicht, etwa nach dauerhafter Einstellung des Betreuungsangebots, werden die Daten nach 5 Jahren bzw. soweit die Angelegenheit die Zuständigkeit der Schulaufsichtsbehörden betreffen könnten, nach 10 Jahren gelöscht. Personenbezogene Daten werden nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gelöscht, sofern diese zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

Empfänger der Daten

Regierungspräsidium Karlsruhe

Verantwortliche Person

Die öffentliche Verwaltung ist gehalten, Vorsorgemaßnahmen gegen Datenmissbrauch zu treffen und keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten ohne Einwilligung über das Internet zu versenden. Daher weisen wir ausdrücklich auf die Datenschutzrisiken hin, die mit dem Anschluss eines Computers an das Internet und dem Versand von E-Mails über das Internet verbunden sind.


Sie willigen ein, dass die von Ihnen im Formular ausgefüllten Daten in einer unverschlüsselten E-Mail über das Internet an die im Portal angebende E-Mail-Adresse versendet werden dürfen.