Datenschutzerklärung des Portals „Online Formular Tool“ für Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf das diesem Portal zugrundeliegende Verfahren "Online Formular Tool", im folgenden "Portal" genannt. Weitere Hinweise zum konkreten Formular finden Sie unter „Datenschutzhinweise Formular“.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter des Portals

1.1. Verantwortlicher für die inhaltliche Gestaltung des Formulars ist gem. Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) der jeweilige Ersteller des Formulars.

1.2. Verantwortlicher für die technische Bereitstellung des Verfahrens ist gem. Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport, Postfach 10 34 42, 70029 Stuttgart, Kontakt: poststelle(at)km.kv.bwl.de (siehe unser Impressum).

1.3. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Datenschutzbeauftragter(at)km.kv.bwl.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

1.4 Verantwortlich für die technische Gesamtkonzeption und Administration des Verfahrens ist das Institut für Bildungsanalysen Baden-Württemberg (IBBW), Referat 12 - Lehrkräfte-Personalmanagement, Verwaltungsverfahren, Internet/Intranet, Heilbronner Str. 172, 70191 Stuttgart.

2. Information über die Erhebung personenbezogener Daten, Speicherdauer, Übermittlung

2.1. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unseres Portals. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

2.2. Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden personenbezogenen Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2.3. Mit dem diesem Portal haben Sie die Möglichkeit, die folgenden Formulare auszufüllen:

• Formular zur Planung von Veranstaltungen,

• Formular zur Terminfindung,

• Formular, um Umfragen durchzuführen.

Es werden die personenbezogenen Daten erhoben, die sie im Formular angezeigt bekommen und ausfüllen. Die mit einem Stern () versehenen Daten sind Pflichtfelder, die für die Nutzung des Portals unbedingt erforderlich sind. Sämtliche personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Auswertungen des Formulars genutzt. Eine Änderung der Daten ist, solange das Formular gültig ist, jederzeit möglich.
Alle personenbezogenen Daten werden in diesem Portal nach 3 Monaten nach Ende der Gültigkeit des Formulars gelöscht.

2.4. Die von Ihnen ins Portal eingegeben werden Absenden des Formulars gespeichert. Selbstverständlich erfolgt die Übermittlung in einer entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselten Form.

3. Ihre Rechte

3.1. Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,

• Recht auf Berichtigung oder Löschung,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,

• Recht auf Datenübertragbarkeit.

3.2. Diese Einwilligung zur Datenverarbeitung kann für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf der Einwilligung kann bei der im Formular als Verantwortliche Person gekennzeichneten Person erfolgen (siehe Datenschutzhinweise Formular).
Im Falle des Widerrufs werden die im Formular eingegebenen Daten im Portal gelöscht, der Zweck des ausgefüllten Formulars ist damit nicht mehr erfüllbar.
Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie für die Dauer der Gültigkeit des Formulars.

3.3. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI), Postfach 10 29 32,
70025 Stuttgart.

4. Erhebung und Zweck personenbezogener Daten bei Besuch unseres Portals

4.1. Bei der lediglich informatorischen Nutzung des Portals, also wenn Sie kein Formular ausfüllen oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Sollten Sie ein Formular ausfüllen, werden die Daten verarbeitet, die Sie eingegeben haben.
Wenn Sie unser Portal betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e EU-DSGVO):

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)

• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

• jeweils übertragene Datenmenge

• Website, von der die Anforderung kommt

• Browser

• Betriebssystem und dessen Oberfläche

• Sprache und Version der Browsersoftware.

4.2. Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserem Portal Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

4.3. Einsatz von Cookies :
Dieses Portal nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

• Transiente Cookies (dazu b)

• Persistente Cookies (dazu c).

a) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

b) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

c) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

5. Freiwilligkeit

Sie haben neben der Nutzung des Portals noch die Möglichkeit, sich auch - ohne das Portal "Online Formular Tool" zu verwenden - direkt an den für das Formular Verantwortlichen zu wenden (siehe Anschreiben bzw. Nutzung des Kontaktformulars im Hilfe-Bereich).

Zweck

Allgemeines zur Datenverarbeitung bei Online-Konferenzen

Für die Kommunikation mit unseren Partnern und für die Durchführung von digitalen Veranstaltungen setzen wir ein Online-Konferenz-Tool ein. Das im Einzelnen von uns genutzte Tool ist unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Das Konferenz-Tool erfasst dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer, Name, Bild, Ton). Ferner verarbeitet das Konferenz-Tool die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.
Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Von uns genutztes Online-Konferenz-Tool

Wir nutzen Webex. Anbieter dieses Dienstes ist die Webex Communications Deutschland GmbH, Hansaallee 249 c/o Cisco Systems GmbH, 40549 Düsseldorf, Deutschland.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die mit WebEx verarbeiteten Daten in Drittstaaten (z.B. in die USA) übertragen werden. Webex verfügt über Binding Corporate Rules (BCR), die von niederländischen, polnischen, spanischen und anderen relevanten europäischen Datenschutzregulierungsbehörden genehmigt wurden. Hierbei handelt es sich um verbindliche unternehmensinterne Vorschriften, die die unternehmensinterne Datenübertragung in Drittstaaten außerhalb der EU und des EWR legitimieren. Details finden Sie hier: https://www.cisco.com/c/de_de/about/trust-center/data-protection-and-privacy-policy.html und https://konferenzen.telekom.de/fileadmin/Redaktion/conference/cisco-webex/Webex_Compliance_Deutsch_V1.0.pdf.
Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Webex: https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html.

Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung

Wir haben mit dem Anbieter von Webex einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutz-behörden bei der Nutzung von Webex vollständig um.

Hinweis zu Text-, Audio- und Videodaten

Die Veranstaltungen werden durch uns aufgezeichnet und dokumentiert. Eine Aufzeichnung der Teilnehmer der Veranstaltung findet durch uns grundsätzlich nicht statt. Sollte dies ausnahmsweise der Fall sein geschieht dies nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Teilnehmer.
a) Chatfunktion
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und ggf. aufzuzeichnen.

b) Audio- und Videofunktion
Nach den von uns getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Audio- und Videodaten des Referenten in einem Webmeeting verarbeitet.

aa. Die personenbezogenen Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmer*in werden erhoben und ggf. gespeichert, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Micro oder Video in das Webmeeting einbringen. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in Webex damit erklären. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit unseren Partnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen (wie etwa digitale Veranstaltungen) anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Empfänger der Daten

Verantwortliche Stelle

Forum Frühkindliche Bildung
Königsstraße 14
70173 Stuttgart

Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt.
Sie ist erreichbar unter Ann-Kathrin.Umstadt@ffb.kv.bwl.de oder der Postadresse Forum Frühkindliche Bildung, Königstraße 14, 70173 Stuttgart mit dem Zusatz „die Datenschutzbeauftragte“.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personen-bezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Ein-schränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der daten-schutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, vertreten durch den Landesbeauftragten Dr. Stefan Brink, Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0

Verantwortliche Person

Prof. Dr. Nataliya Soultanian
datenschutz@ffb.kv.bwl.de