Das Online-Formular-Tool (OFT) mit seinen unterschiedlichen Komponenten darf nur für dienstliche Zwecke genutzt werden.

Die über OFT erfassten personenbezogenen Daten dürfen nur zum vorgesehenen Zweck, d.h. zur Organisation der Veranstaltung, zur Auswertung der Umfrage, zur Terminfindung verwendet werden. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung ist unzulässig. Der Zweck ist in der Anwendung auf der Registerkarte „Datenschutz“ zu beschreiben. Die Rechtsgrundlage, die zur Datenerhebung im Formular berechtigt, ist anzuführen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf die Teilnehmer persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Die Daten müssen zur Aufgabenerfüllung tatsächlich erforderlich sein, d.h. die Aufgabe kann ohne diese Daten nicht oder nicht sachgerecht erfüllt werden. Eine bloße Nützlichkeit reicht nicht aus, die personenbezogenen Daten zu erheben. Es ist außerdem vom Ersteller des Formulars zu prüfen, ob die Daten nicht bereits in einem anderen Verfahren vorliegen. Zwingend erforderliche Daten des Formulars sind als Pflichtfelder zu kennzeichnen.

Auf der Registerkarte „Datenschutz“ ist der für die inhaltliche Gestaltung des Formulars Verantwortliche gem. Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) anzugeben. Dieser ist für die Einhaltung des Datenschutzes des jeweiligen Formulars verantwortlich und steht Teilnehmern für inhaltliche Rückfragen zur Verfügung.

Nach Ablauf der Veranstaltung/Umfrage/Terminfindung müssen alle Teilnehmerdaten, die personenbezogene Daten enthalten, gelöscht werden. Dies gilt für die exportierten Daten, die auf lokalen Datenträgern gespeichert wurden. Ausgedruckte Teilnehmerlisten müssen vernichtet werden. Die Teilnehmerdaten eines Formulars in der Anwendung werden automatisch 3 Monate nach Ablauf des jeweiligen Gültigkeits-Datums gelöscht, eine Änderung des Gültigkeits-Datums ohne triftigen Grund ist nicht zulässig.

Wünscht ein Teilnehmer eine Datenlöschung bzw. widerruft die Einwilligung zur Datenverarbeitung (ggf. zum E-Mail-Versand) sind die Daten dieses Teilnehmers unverzüglich aus dem jeweiligen Formular zu löschen.

Es ist davon abzusehen, personenbezogene Daten aus dem Formular an die im Portal angebende E-Mail-Adresse des Teilnehmers nach „Absenden des Formular“ in einer unverschlüsselten E-Mail über das Internet zu versenden. Werden personenbezogene Daten erhoben, sollen diese ausschließlich als Formularergebnis für den Teilnehmer herunterladbar sein.

Im Übrigen gilt die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).